Обстановка в офисе должна давать возможность сотрудникам максимально концентрироваться на текущем задании, не отвлекаться на посторонние процессы, и при этом не перетруждать и не напрягать, дабы не переутомлять офисных работников и, тем самым, не снижать эффективность их работы. Нужно правильно сочетать множество факторов: свет в помещении, персональное место каждого отдельного сотрудника, уровень шумов – звукоизоляция, дизайн помещения, инфраструктура и другие.

Во-первых, для нормальной отдачи при работе каждому сотруднику необходимо как минимум 5 кв. метров личного пространства, перегородки между соседними офисными местами, дабы не отвлекать друг друга, но при этом не сильно громоздкие, чтобы не мешать необходимым коммуникациям. Компьютерные столы не желательно ставить друг напротив друга.

Внешний уровень освещения в офисе должен быть умеренным - сильно освещенное или тёмное помещение напрягают глаза и отвлекают от работы. При этом, каждое рабочее место обязательно требует собственных источников освещения. Уровень шума достаточно серьезно влияет на трудоспособность – стоит минимизировать сторонние звуки в офисе, и не экономить на звукоизоляции. Обстановка в офисе не должна громкой и балаганной, но при этом нельзя перегибать палку и превращать офис в могилу.

Оптимальный дизайн помещения в основном зависит от рода деятельности, которой занимается определенное предприятие и отдел. Только отделы занимающиеся работой, требующей максимальной внимательности и скрупулезности (вроде бухгалтерии) должны выглядеть консервативно, без раздражителей зрения и режущих глаз цветов. Креативные отделы, конечно, можно оборудовать более яркими красками, хорошо себя рекомендуют тематические отделки помещения. Мебель же предоставляет достаточно возможностей для эксперимента и фантазии - как будут выглядеть офисные стулья и столы, компьютеры, шкафы и другие элементы мебели, зависит только от кошелька и вкуса руководителя.

Ещё одна важная деталь в работе офиса – расположение рабочих мест начальников и подчинённых. Не стоит гонять своих сотрудников, кабинет начальника желательно размещать рядом с рабочими местами его отдела, и на одном с ними этаже. Конечно, это не касается высшего руководства, зачастую большие организации пользуются методов «восхождения» - чем выше ранг служащего, тем выше этаж с его офисом. Кресло руководителя организации на самом верхнем этаже, ниже совет директоров, начальники отделов, и.т.д.